कार्यालय स्वचालन/डी डी पी कक्ष

कार्यालय स्वचालन:

इस कार्यालय में डाक/डायरी से आरंभ कर चैक जारी करने तथा चैक को लिंक करने की पश्च भुगतान क्रियाविधि इत्यादि तक कार्य की विभिन्न मदों को स्वचालित करने के लिए एक एकीकृत कार्यालय स्वचालन कार्यान्वयित किया गया है तथा इस प्रणाली में निम्नलिखित मॉड्यूल निहित हैं :-

  1. भंडार अनुभाग मॉड्यूल : आपूर्तियों/सर्विस तथा विविध बिलों के लिए ठेकेदार के बिल के भुगतान का कम्प्यूटरीकरण।

  2. परिवहन अनुभाग मॉड्यूल : 'परिवहन' अनुभाग में प्राप्त व्यक्तिगत दावों का कम्प्यूटरीकरण।

  3. वेतन/चिकित्स मॉड्यूल: अनु.एवं वि. प्रयोगशालाओं/स्थापनाओं के लिए चिकित्सा बिलों सहित वेतन बिल के प्रसंस्करण का कम्प्यूटरीकरण।

  4. अभिलेख अनुभाग मॉड्यूल: डाक/डायरी का कम्प्यूटरीकरण तथा बिलों, अग्रिमों, विषेश/अ.शा. पत्रों, टेलिग्रामों, मूल्यवान वस्तुओं इत्यादि के निपटान का अंकन किया जाना।

  5. चैक लिंकिंग मॉड्यूल : लेखा अनुभाग में उपयोग में लाया जाने वाला एक व्यापक चैक लिंकिंग पैकेज।

  6. एल सी एच मॉड्यूल : व्यय की ऑनलाइन बुकिंग/अनु.एवं वि. प्रयोगशालाओं/स्थापनाओं की मासिक व्य्य रिपोर्ट तैयार करना।

इस प्रणाली को र.ले.वि. के कर्मचारियों द्वारा स्वयं विकसित किया गया है तथा सॉफ्टवेयर को ग्राहक-सर्वर नेटवर्क वातावरण के अधीन कार्यान्वयन हेतु वितरित प्रतिवेदनों के लिए डिजाइन किया गया है। यह विभाग का पहला ऑनलाइन सिस्टम है जिसमें प्रसंस्करण स्टाफ/अधिकारियों द्वारा स्वंय किया जाता है। का.स्व. कक्ष के कार्मिक की भूमिका सिस्टम प्रशासन तथा डाटाबेस/सॉफ्टवेयर के रखरखाव तक ही सीमित है। यह सिस्टम उपयोग में आसान है तथा इसके लिए केवल पर्सनल कम्प्यूटर के आधारभूत ज्ञान की ही आवश्यक है। बिलों की जाने वाली लेखापरीक्षा जांच को इससे अलग रखा गया है। नियम पुस्तिकाओं में दिए गए विभिन्न स्तर पर दस्तावेजों के प्रमाणीकरण को बरकरार रखा गया है। जहां अपेक्षित होता है वहां सत्यापन जांच के माध्यम से उपलब्ध उचित बजट आबंटन के बिना बिलों/अग्रिमों को पास न किए जाने का ध्यान रखा जाता है।

डी डी पी केन्द्र:

डी डी पी केन्द्रों के संबंध में मुख्यालय कार्यालय की विस्तार नीति के अनुसरण में इस कार्यालय द्वारा सितम्बर 2005 से अलग से एक डी डी पी केन्द्र की स्थापना की गई है जो निम्नलिखित कार्य करता है:

निम्नलिखित का प्रसंस्करण तथा अग्रेषण किया जाता है:

  1. संकलन डाटा

  2. सा.भ.निधि डाटा

  3. नई पेंशन योजना डाटा